Un toque y listo
Si confirma, la cita queda marcada. Si cancela, el hueco se libera. Si quiere cambiar, el asistente le ofrece otros huecos de tu agenda.
Recordatorio de citas por WhatsApp
Recordatorio de citasque el cliente confirma con un toque.
Un hueco vacío porque alguien se olvidó de venir cuesta dinero. Te cuento cómo se recuerdan las citas por WhatsApp a mano, por qué lo automático pide la plataforma oficial de Meta y cómo lo dejo hecho en Zagal.
Lo básico
¿Cómo se envía un recordatorio de cita por WhatsApp?
En corto
A mano: escribes a cada cliente el día antes desde WhatsApp Business. La aplicación no envía recordatorios por sí sola, así que para que salgan solos y con botones de confirmar hace falta la plataforma oficial de Meta y una plantilla aprobada. Es lo que te dejo configurado con Zagal.
Un recordatorio bien puesto reduce los plantones: el cliente recuerda la hora, confirma y, si no puede, avisa a tiempo para que ese hueco se ocupe.
Muchos negocios empiezan por lo manual y funciona mientras hay pocas citas. Estas son las formas habituales:
Escribirlo tú, uno por uno
Abres la agenda del día siguiente y mandas un mensaje a cada cliente. Es gratis, pero son diez o veinte mensajes cada tarde, y el día que te olvidas hay hueco vacío.
Usar una respuesta rápida
Guardas un texto con un atajo, como /recordatorio, y lo pegas en cada chat. Ahorras teclear, aunque lo sigues enviando tú.
Apoyarte en la agenda que ya tienes
Algunas agendas avisan por correo o SMS. Funciona, pero el cliente ya no contesta en WhatsApp, que es donde habla contigo.
Automatizarlo con un asistente
El recordatorio sale solo el día antes, por WhatsApp, y la respuesta del cliente actualiza tu agenda. Aquí es donde entra Zagal.
Por qué no basta la aplicación
¿Por qué los recordatorios automáticos necesitan la plataforma oficial?
La aplicación WhatsApp Business no sabe cuándo es la cita de cada cliente, ni escribe por su cuenta a quien no te ha hablado hoy.
Para que un programa te escriba primero, lo hace a través de la plataforma oficial de Meta (la API de WhatsApp Business) con una plantilla de mensaje que Meta aprueba antes. Es una norma de WhatsApp, no una limitación mía.
Esto tiene un coste pequeño: Meta cobra unos 0,017 € por recordatorio (más IVA, aproximado). Con 150 citas al mes, unos 2,55 €. Se paga en la cuenta de Meta de tu negocio y yo no añado recargo.
Por eso un recordatorio «gratis y automático» no existe de verdad: o lo escribes tú, o alguien paga a Meta por mensaje. Lo que sí puedes hacer es que ese coste te devuelva más de lo que cuesta.
¿Te sigues acordando tú?
Zagal recuerda cada cita el día antes y actualiza tu agenda con la respuesta.
Lo que hace Zagal
¿Cómo recuerda y confirma las citas Zagal?
Zagal es un asistente de WhatsApp con IA conectado a tu agenda. El día antes de cada cita escribe al cliente con tres botones: Confirmo, Cambiar cita y Cancelar.
Hola, Marta. Te esperamos mañana a las 17:00 para tu limpieza facial. Si puedes, no te pongas crema esa mañana. [Confirmo] [Cambiar cita] [Cancelar]
Confirmo
Perfecto, Marta, te esperamos mañana a las 17:00.
Y la agenda se actualiza sola
Indicaciones para prepararse
Si el servicio lo necesita, el recordatorio lleva las indicaciones, como venir en ayunas o traer un informe.
Seguimiento tras la cita
Después, el asistente puede escribir para saber qué tal fue. Si el cliente cuenta un problema, no diagnostica: avisa a una persona.
Aviso si no contesta
Si pide cita y la deja a medias, te llega un aviso para que lo recuperes. Y recibes un mensaje por cada cita nueva, cambiada o cancelada.
Comparativa
¿A mano o con Zagal?
| A mano desde la aplicación | Zagal | |
|---|---|---|
| Quién lo envía | Tú, cada tarde | Sale solo el día antes |
| Confirmar cita | El cliente responde en texto y tú lo apuntas | Botones; la agenda se actualiza sola |
| Cambiar o cancelar | Chat o llamada | Elige otro hueco sin llamarte |
| Indicaciones previas | Si te acuerdas | Van en el recordatorio |
| Coste de Meta | Gratis | Unos 0,017 € por recordatorio |
| Tu número y tu aplicación | Sí | Sí, los mismos |
Si tienes tres citas al día, lo manual te vale. Si pasas de diez o tu agenda es la de varias personas, es cuando compensa que lo haga otro.
Después del recordatorio
¿Qué pasa con el hueco de quien cancela?
Un aviso a tiempo sirve de poco si el hueco se queda vacío.
En el plan Profesional, Zagal tiene lista de espera: cuando alguien cancela, ofrece ese hueco a quien estaba esperando y lo llena sin que muevas un dedo. Si tu servicio se paga por adelantado, en el plan Premium puede pedir una señal al reservar con un enlace de pago, para que quien reserva se comprometa.
No hace falta empezar por ahí. Con el plan Estándar ya tienes citas, recordatorios, cambios y cancelaciones. Lo demás se añade cuando lo necesites. Ver qué incluye cada plan
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Precio
¿Cuánto cuesta tener recordatorios automáticos?
Para empezar
Plan Estándar · 79 € al mes + IVA
300 conversaciones del asistente al mes, citas con tu agenda, recordatorios con botones Confirmo / Cambiar cita / Cancelar, cuidados antes y después de la cita y petición de reseña en Google. Alta de 199 €, sin permanencia y con 30 días de garantía.
Aparte, Meta cobra su consumo en tu cuenta: unos 0,017 € por recordatorio, y las respuestas a quien te escribe son gratis hasta 1.000 al mes por número. Cómo cobra Meta.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntarme.
¿Cómo envío un recordatorio de cita por WhatsApp?
A mano, escribiendo a cada cliente el día antes desde tu WhatsApp Business. Para que salga solo, sin que tengas que acordarte, necesitas un programa conectado a la plataforma oficial de WhatsApp para empresas, como Zagal.
¿Puede WhatsApp Business enviar recordatorios automáticos por sí solo?
No. La aplicación trae mensaje de bienvenida, de ausencia y respuestas rápidas, pero no envía recordatorios por sí sola ni sabe cuándo es la cita de cada cliente. Los que salen solos requieren la plataforma oficial. Te lo cuento en la guía del mensaje automático.
¿Los recordatorios de citas por WhatsApp son gratis?
Si los escribes tú desde la aplicación, no pagas nada a Meta, pero pierdes tu tiempo. Los automáticos salen de una plantilla que Meta aprueba y cobra: unos 0,017 € por recordatorio, más IVA. Con 150 citas al mes son unos 2,55 €. El detalle está en la guía de la API.
¿Qué pasa si el cliente toca «Cambiar cita»?
El asistente le ofrece otros huecos libres de tu agenda y, cuando elige uno, la cita se mueve sola. Tú no tienes que intervenir ni descolgar el teléfono.
¿Puedo confirmar citas por WhatsApp y que la agenda se actualice?
Sí, en cualquiera de los planes con citas. El cliente toca Confirmo, Cambiar cita o Cancelar y tu agenda (Google Calendar, Outlook, Apple u otra) se actualiza sola. Si cancela, el hueco queda libre.
¿El recordatorio sirve para que el cliente se prepare?
Sí. Si el servicio lo necesita, el recordatorio lleva las indicaciones, como venir en ayunas o traer un informe, y después de la cita el asistente puede escribir para saber qué tal fue. Si el cliente cuenta un problema, no diagnostica: avisa a una persona.
¿Necesito cambiar de número o dejar la aplicación?
No. Sigues con tu número y con tu aplicación WhatsApp Business en el móvil. Cuando contestas tú, el asistente se aparta de esa conversación. Más sobre cómo funciona un chatbot de WhatsApp que entiende al cliente.
Empieza esta semana
Que ninguna cita se pierda por un despiste.
Configuro Zagal con tus servicios y tu agenda, y lo dejo recordando y confirmando las citas desde tu número de siempre. Si en 30 días no te convence, te devuelvo el alta.
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Zagal recuerda y confirma cada cita por ti.
Lo quiero